操作ガイド

Reinの操作ガイドのページです。

アカウント作成

Reinをご利用になるにはアカウント作成が必要です。
アカウント作成は従来型の、E-mailとパスワードによるアカウントのほか、Googleアカウントを利用したアカウント作成があります。
E-mailとパスワードによるアカウントはパスワードの管理が煩雑になるため、Googleアカウントを利用したアカウント作成をおすすめします。アカウントが作成されると、自動でログイン処理が行われます。

E-mailとパスワードによるアカウント作成

アカウントの新規作成をクリックし、使用するE-mailと、パスワードを入力してください。パスワードは安全性のため、8桁以上になるようにしてください。

E-mailの認証

登録いただいたE-Mailが正しいことを確認するために、ご登録いただいたメールアドレス宛に確認のメールをお送りいたします。開封の上認証手続きを完了してください。
※認証を済ませるまで、機能の一部がご利用になれません。
※Googleアカウントによるアカウントの場合、認証の手順はありません。

Googleアカウントを使ったアカウントの作成

Gooleアカウントをお持ちのかたは、こちらの手順でアカウントを作成してください。
Googleでログインをクリックします。
Googleの認証ページが表示されるので、使用するアカウントの情報を入力して手続きを完了してください。
E-Mailの認証はありません。

初期設定チュートリアル

アカウント作成後、チュートリアルが開始されます。手順に従って初期設定を完了させてください。
また、ここで設定した内容はあとから変更することも可能です。

Step1.利用規約とプライバシーポリシー

ReinKartreの利用規約プライバシーポリシーをご確認ください。

Step2.基本情報の登録

お店とスタッフの登録

お店とスタッフの登録


ショップの名前とスタッフを登録します。

ショップの名前

お客様のお店の名称を登録します。128文字以内で入力してください。

スタッフ

スタッフの名前を入力してください。スタッフは最大20名まで登録可能です。
スタッフ名を入力していきます。
スタッフは顧客の担当者に使用したり、検索に使用したりします。

Step3.商品・サービスの登録

商品登録画面イメージ

チュートリアル 商品登録画面イメージ


商品とサービスを登録します。
商品は、実際にモノを売るためのもので、サービスは技術や用益という分類分けです。
販売管理システムではないため、目安程度にお考え下さい。
登録する内容は「品名」「分類」「単価」の3項目です。
ここで登録した商品・サービスは施術カルテ作成時に参照されます。

Step4.顧客管理項目・カルテ管理項目

顧客管理項目の編集画面

顧客管理項目の編集画面


最大で20項目まで追加できます。
鍵マークの付された項目はシステム予約項目のため削除できません。
(不要であれば初期設定後に設定画面から非表示にすることができます)
様々な項目の種類を自由に設置できます。
顧客管理項目とカルテ管理項目は設定方法が同じためマニュアルも一か所にまとめて記載しております。
項目の種類と説明は以下の通りです

1行テキスト

1行テキストフィールド

1行分の文字が入力できるテキスト


1行(128文字まで)のテキスト項目です。改行は不可。
入力した内容は全て検索の対象になります。

複数行テキスト

複数行テキストフィールド

改行を含めて入力できる、自由な文字入力フィールドです。入力した文字は検索対象になります。


改行を含めた文字の入力が可能です。最大20,000文字。
入力した内容は全て検索の対象になります。

日付

日付入力フィールド

カレンダーから任意の日付をクリックして日付の入力ができます。
生年月日では、誕生日月による絞り込みや、年齢の計算も可能です


カレンダーを利用した日付の入力ができます。西暦固定です。
検索の対象になりません。

時刻

時間を入力

24時間表記で時刻を設定することが可能です。


時計を利用した時刻の入力ができます。時・分までの入力が可能です。(秒はサポートされません)
検索の対象になりません。

選択肢(1答式)

選択肢フィールド

予め選択肢を設定しておき、入力の際、選択肢から1つを選んで設定するフィールドです。


複数の項目から1つを選択する入力方式です。
選択肢は自由に変更可能です。
検索の対象になります。

選択肢(多答式)

複数解答可能な選択肢

選択肢と使い方は同じですが、複数回答可能な点が異なります


複数の項目から複数個を選択する入力方式です。
選択肢は自由に変更可能です。
検索の対象になります。

チェックボックス

チェックボックスフィールド

チェックボックスは、Yes・Noといった2択の情報を入力する際に便利な項目です。


チェックボックスを設置できます。
チェックON・チェックOFF・未設定の3パターンの状態があります。
属性による検索対象になります。

レーティング

レーティング入力フィールド

5段階評価の星マークによるレーティングが設置できます。
星の数による絞り込み検索も可能です


星マークによる評価です。ネットショッピングでよく見かける商品評価と同様のものです。
星1~5+未評価の6段階のパターンがあります。
属性による検索対象になります。

画像

JPG/PNG/Gifといった画像ファイルをアップロードできます。
最大30MBまでです。
検索の対象になりません。

ファイル

全てのデータファイルをアップロードできます。
最大30MBまでです。
検索の対象になりません。
アップロードしたファイルを編集することはできません。読み取り専用としてご利用ください。

スタッフ

この項目は「施術カルテ内容」でのみ追加可能です。

システム画面

顧客リスト

顧客一覧画面 テーブル表示

顧客一覧画面 テーブルビュー表示


登録された顧客を確認したり、様々なアクションを発行したりすることができます。

表示モードの切り替え

表示モードはリスト表示・タイル表示・カルーセル表示の3つから切り替えることができます。

リスト表示

顧客を1行単位で表示する、最も一般的な表示モードです。長すぎる文字は…省略されることがあります。
全画面表示に切り替えることも可能です。
「列」をクリックすると顧客管理項目・カルテ管理項目で設定した項目の表示/非表示を切り替えることができます。

タイル表示

顧客を3列のタイル状に一覧で表示します。長い文字も省略されずすべて表示されます。

カルーセル表示

1ページにつき1顧客を表示します。長い文字も省略されずすべて表示されます。ページは左右にスライドして切り替えます。タブレットで利用する際は、左右にスワイプすることで切り替えが可能です。

顧客の検索

沢山の顧客から目的の顧客を素早く探し出すため、様々な検索方法があります。検索を効率よく利用して素早く目的のデータを見つけることができます。

フリーキーワード検索

最もオーソドックスな検索機能です。
名前やフリガナといった、1行テキスト・複数行テキストなどが検索の対象になります。

数値フィルター

誕生日の月、最後の来店時期、累計来店回数で検索が可能です。

項目フィルター

チェックボックスの状態、およびレートの状態で検索ができます。
状態が未登録の場合、検索の対象になりません。
(状態が未登録とは、顧客登録の後にチェックボックス、またはレートの項目を追加したときに発生する状態です。

解除

絞り込みの条件をすべてクリアします。

更に読み込む

Reinはクラウドシステムであるため、全ての顧客データを全部ロードすることは
データ通信量の増加・ロードしたデータのマッピング処理負担などにより現実的ではありません。
1度に表示される顧客のデータ件数は上限があります。(30件~100件程度。状況により変化します)
通常は検索により目的のデータは初回にロードされる30件の中で見つかるはずですが、
検索の範囲が広すぎたりして初回ロードの30件から溢れてしまう場合があります。
その際は更に読み込むをクリックすることで追加でデータを読み込むことができます。

アクション

一覧で表示された顧客の中から目的の顧客を見つけて、様々なアクションを行うことができます。

カルテ作成

選択した顧客のカルテ作成画面へ移動します

過去カルテ

選択した顧客だけのカルテを表示します

メール作成

メールソフトが起動します。
メールソフト起動と同時に、Stackメモにメール作成の内容が書き込まれます

ハガキ印刷

お客様の郵便番号、住所、名前をもとにはがきサイズにフィットするPDFファイルが作成されます。
印刷してご利用ください。
Stackメモに「はがき作成」の内容が書き込まれます

顧客編集

登録内容に誤りや変更があったときは、顧客の情報をしてください。
Stackメモに修正した旨の内容が書き込まれます

Stackメモ

お客様に対するメモを作成できます。
カルテの作成と異なり、来店回数などには一切影響しません。

削除

登録された顧客を削除します。削除しても該当する顧客の施術カルテは削除されません。
顧客の削除は誤って登録した場合だけであり、通常削除することはあまりありません。

顧客追加

お客様を新規追加します。
データを保存後、データベースに顧客情報が記録されます。
※顧客のデータベースと、検索用のデータベースが独立した設計となっており、検索データベースへの反映に20秒前後掛かることがあります。
登録後すぐに検索しても表示されない場合、検索データベースへの書き込み遅延が原因です。その際は恐れ入りますが少し待ってから再度お試しください。

入力する項目について

お客様台帳は、チュートリアルで作成したひな形を使用するため、ご利用になるお客様によってさまざまです。
入力する項目を変更するには、設定画面から変更することができます。

Save

所定項目の入力が完了したらSaveボタンをクリックしてデータを保存します。
Saveボタンを押さずに画面を切り替えるとデータは保存されませんので注意してください。

初期値を設定しておく

毎回同じ内容の入力が確実に発生する場合、初期値を登録しておくと顧客作成画面を表示する際自動でデータをセットできます。
例えば住所の入力が毎回「東京都」から始まるような場合は、初期値としてセットしておくと便利です。
初期値の設定は「設定」から行うことができます。

カルテリスト

作成されたカルテを一覧で表示できます。また、集計機能も備えています。

表示モードの切り替え

リスト表示・タイル表示・カルーセル表示があります。
詳細な説明は顧客リストの表示と同一です

検索・絞り込み

カルテの検索は「顧客による絞り込み」と「期間による絞り込み」が可能です。

顧客の絞り込み

指定した顧客のカルテだけを表示できます。
顧客による絞り込みは「顧客リスト」を開き、表示したい顧客の「過去のカルテ」をクリックします。
詳しくは「顧客リスト-検索」をご覧ください。

カルテ画面左側について

検索エリアを除いて、顧客作成画面の左半分はカルテの基本情報を登録します。
これらの項目は変更することができません。

対象の顧客

カルテがどの顧客のものかを決めるために顧客を選択してください。検索エリアに表示された顧客をクリックすることで、「対象の顧客」としてセットできます。
対象の顧客は1名までです。同時に複数の顧客をセットすることはできません。

施術日時

施術した日付・時刻を選択してください。初期値は本日の現在時刻になります。

販売内容

販売した物販や、施術したメニューを登録できます。
手動で入力するほか、あらかじめ登録しておいた商品を呼び出して利用することも可能です。
また登録している商品であっても、その都度名称や金額を自由に変更できる柔軟な設計になっていますので、「顧客によって料金を変える」ことも可能です。
販売内容に入力された金額の合計は、「顧客リスト」の支払い総額や、「カルテリスト」の集計金額に反映されます。

カルテ画面右側について

お客様が設定したカルテの管理項目が表示されています。
項目を変更したいときは「設定」から行うことができます。

一括印刷

複数の顧客に対してまとめてハガキ印刷をすることができます。
Reinでは一括印刷した単位を「キャンペーン」として管理し、反響などを追跡することができます。
1度につき最大で400件までの一括印刷が可能です。
(400件を超えて一括印刷することも可能ですが、システム上管理対象になりません。超過する場合は2回に分けて印刷されることをおすすめします)

Step1 印刷対象の選択

キャンペーンに含めたい顧客にチェックを入れていきます。
顧客をすべてチェックするのは非効率なので、顧客の検索・絞り込み機能を活用して目的の顧客を効率よく絞りこんでください。顧客の検索、絞り込みについては「顧客リスト-検索」を参照して下さい。
印刷したい対象の顧客にチェックを入れ終えたら、Nextボタンをクリックしてください

Step2 キャンペーン名

今回一括印刷する対象に「キャンペーン名」をつけてください。名称はわかりやすいものにすることをおすすめします。
(例;〇2018年8月誕生日イベント ×キャンペーン1)
キャンペーンは発行してから時間差で問い合わせや来店があることが推定されるため、曖昧な名称では後日混乱を招くことになりかねません。

PDFの印刷

PDFファイルを表示するボタンをクリックして、PDFファイルを印刷してください。
必要に応じ、PDFファイルをダウンロードして保存することも検討してください。
また、キャンペーン作成と同時に、対象となる顧客すべてのStackメモに「キャンペーン名対象」としてメモが記録されます。